Alle artikelen

Effectief en efficiënt video-vergaderen vanuit huis.

Effectief en efficiënt video-vergaderen vanuit huis. image

Vanuit huis werken kan fantastisch zijn, maar je mist dan toch vergaderingen. Videobellen is dan super handig, maar het moet wel goed gedaan worden. Niets is meer irritant dan slecht beeld, een slechte verbinding of te veel geluid op de achtergrond. Om toch succesvol online te vergaderen is het handig om een paar principes te hanteren. Voor een efficiënte vergadering wanneer je thuiswerkt hebben wij enkele tips voor je!

Door het Coronavirus en andere omstandigheden kunnen veel mensen nu niet naar kantoor. Maar met de juiste mobiele apparatuur, een goede netwerkverbinding en het juiste balans tussen werk en privé wordt op afstand werken steeds makkelijker. Dus of je vanuit huis, onderweg of in een café aan het werk bent; je kan met videobellen gewoon vergaderen met collega's of klanten.

8 tips voor videobellen

Om succesvol te videobellen, is het handig om een aantal basisprincipes te hanteren. Daarom hebben we hier enkele tips voor je op een rijtje gezet die je online vergaderingen zeker zullen stroomlijnen. De 8 tips lichten we verder toe in deze blog. Gebruik dus vooral deze tips, en laat ons ook weten hoe het ging!

  • Kom op tijd

  • Gebruik een makkelijke tool

  • Laat elkaar uitpraten

  •  Zorg voor een goede verbinding

  • Geen afleidingen!

  • Wees duidelijk

  • Kleed je netjes

  • Kies een goede locatie

1. Kom op tijd!

Als je irritatie van collega’s wilt voorkomen, zorg dan dat je alles klaar hebt voordat je begint. Online wachten voor een vergadering wordt eerder gezien als storend dan wanneer men moet wachten in een fysieke vergaderruimte. Zorg daarom dat je op tijd bent ingelogd voor het videobellen begint. Als er dan toch problemen blijken te zijn kan je dit op tijd communiceren naar je collega’s.

2. Gebruik een makkelijke tool

Voor sommige kost het veel moeite voordat ze alles klaar hebben voor het videobellen. Videobellen gebruikt steeds meer een link of wachtwoord. Stuur deze op tijd door naar iedereen die deelneemt aan het gesprek. Dit zorgt voor een makkelijke start.

3. Laat elkaar uitpraten

Altijd goed om beleefd elkaar uit te laten praten, maar bij videobellen is het nog belangrijker. Als het een drukke vergadering is met veel deelnemers kan dit een behoorlijke uitdaging zijn. Als de vergadering niet zo soepel lijkt te gaan als dat je wil, kun je een gespreksleider kiezen. Dit lijkt misschien overbodig, maar vooral tijdens videoconferenties met veel deelnemers is dit een ideale oplossing tegen overlast. De gespreksleider of gespreksleidster benoemt discussiepunten, leidt de vergadering en bepaald van wie hij of zij een antwoord verwacht.

4. Zorg voor een goede verbinding

Een stabiele internetverbinding is een absolute must voordat je begint aan een videoconferentie. Als een deelnemer niet beschikt over een goede verbinding heeft dit een negatief effect op alle andere deelnemers. Je geluid kan haperen, of je loopt gewoon achter op het gesprek. Een oplossing is om de wifi verbinding uit te zetten, 4G te gebruiken of ouderwets met een kabel aan je router te werken.

Zorg dan dat alle afleidingen, obstakels of andere objecten buiten beeld staan. Dit kan zorgen voor afleiding bij je collega’s

5. Geen afleidingen!

Heb je een videovergadering in je agenda staan? Zorg dan dat alle afleidingen, obstakels of andere objecten buiten beeld staan. Dit kan zorgen voor afleiding bij je collega’s. Een grote stoorzender kan ook achtergrondgeluid zijn. Huilende baby’s, de yoga-sessie van je vrouw, blaffende honden of andere geluiden die ervoor zorgen dat mensen afgeleid raken.

6. Wees duidelijk

Video vergaderingen kunnen stroef gaan in het begin. Wees daarom duidelijk en zelfverzekerd. Zorg dat je jouw publiek meevoert en dat zij betrokken blijven bij de vergadering. Als iedereen zijn best doet, kunnen agenda items snel afgehandeld worden. Zo kost een online vergadering niet onnodig veel tijd.

7. Kleed je netjes

Onthoud dat videobellen en online vergaderen nog steeds werk is. Pas je outfit dan ook aan op de setting van de vergadering. Ben jij de vertegenwoordiger, laat dan een verzorgde indruk achter door je gewoon netjes aan te kleden. Te veel kleur in je kleding raden wij ook niet aan, om afleiding te voorkomen.

8. Kies een goede locatie

Online vergaderingen kunnen zeker vanuit huis gedaan worden. Zorg alleen wel voor de juiste setting. Sommige gesprekken hebben een professionele setting nodig. Een ruimte ingericht voor videoconferentie met de juiste apparatuur kan ideaal zijn voor videobellen. Vooral bij gesprekken met een nieuwe klant kan dit net het verschil uitmaken. Dus zorg dat je een goed uitgeruste en ingerichte thuiswerkplek hebt, zodat je gemakkelijk en toch professioneel kan videobellen.

Werkplek voor videobellen

Vooral nu nemen steeds meer organisaties videobellen en thuis werken serieus. Werknemers moeten daarom goed voorbereid zijn op dit soort vergaderingen. Gebruik de bovenstaande tips voor een soepele online vergadering. En wij bij WehaveAnyspace kunnen je helpen aan een virtueel kantoor, een professionele vergaderruimte of een privé kantoor, zodat je ook weer buitenshuis kan werken.