Alle artikelen

Kantoorruimte huren? Dan wil je deze termen kennen!

Kantoorruimte huren? Dan wil je deze termen kennen! image

Startende ondernemers krijgen heel wat op hun bord. Vanaf het moment dat het ondernemingsplan op tafel ligt tot ver na het inrichten van het kantoor; er is veel om over na te denken en alles goed te begrijpen. Neem het huren van een kantoorruimte. Een bedrijf krijgt pas echt een gezicht wanneer er een fysieke werkplek aanwezig is. Vroeg of laat google je als ondernemer dan ook ongetwijfeld op “kantoorruimte huren”. Logisch, want je wil een locatie waar zaken gedaan kunnen worden. En omdat de zolder voor de meesten geen plaats biedt aan een legertje personeelsleden kom je automatisch uit op een kantoor.

Keuze is reuze


Een plek voor 5 dagen per week of slechts sporadisch eigen werkplek; de keuze is reuze. Door de overweldigende nieuwe terminologie die op jou overkomt als een Griekse vocabulairelijst kun je de weg best wel eens kwijtraken. Wij zijn de beroerdste niet, dus helpen we graag om je een beetje wegwijs te maken in de kantoortermen die betrekking hebben op het huren van een kantoor. Er zijn grofweg drie soorten kantoorruimtes. De kantoorunit, de conventionele kantoorvloer en de werkplek. Vooral bij werkplekken worden er nogal wat andere termen tegenaan gegooid zoals flexdesk, shared office en dedicated desk, maar we willen je niet nu al meteen kwijtraken, dus dat komt later. Er is wat te zeggen over alle drie de types. Afhankelijk van jouw wensen en eisen is de één geschikter dan de ander. Een introductie. 
 

Kantoorunit


Eén van de meest populaire opties is de kantoorunit. Ook wel kantoorkamer of kantoorsuite genoemd. Een kantoorunit is simpelweg een afgesloten ruimte tot maximaal 100m2 waar een voltallig team in alle privacy en rust kan werken. Je moet je een (middel)groot gebouw voorstellen waar de aanwezige vloeren zijn opgedeeld in kleinere privéruimtes die veelal gestoffeerd en gemeubileerd opgeleverd worden. Lunchfaciliteiten, lounges en het gebruik van de vergaderruimten zijn doorgaans voor algemeen gebruik. Mocht je willen netwerken dan zijn daar genoeg kansen voor. Liever niet? Dan trek je je terug in je eigen kantoorunit.
 

Conventionele kantoorruimte


De conventionele kantoorruimte -ook wel kantoorruimte op maat- is een kantoorruimte beginnende bij 100m2. Dit kan een afgesloten ruimte zijn van 150m2, maar ook een volledige vloer van enkele honderden vierkante meters. Over het algemeen worden dit soort ruimtes casco opgeleverd en komen er dus nog kosten bij voor o.a. het meubilair, de vloerbedekking en een internetaansluiting. Bovendien ga je vaak een huurperiode aan van meerdere jaren. Hét grote voordeel van een conventioneel kantoor is dat je het bedrijf een eigen identiteit kan geven. De uitstraling van jouw merk is kneedbaar en alles kan naar eigen wens ingevuld worden. Van de koffiekopjes naast de Nespresso machine tot het design van de bureaustoelen.
 

Werkplek


De laatste soort is de werkplek. Er zijn -hou je vast- maar liefst 5 verschillende termen en afsplitsingen die dit type kantoor beschrijft. De meest gebruikelijke is de flexplek, maar ook kantoortuin, coworking, dedicated desk en shared office komen geregeld voor. Geen zorgen, in werkelijkheid betekenen ze allemaal ongeveer hetzelfde. Je krijgt een bureau in een ruimte die je met tientallen andere kantoorgebruikers deelt. Dit klinkt overweldigend, maar vanwege de aantrekkelijke prijs is dit een vaak gekozen optie voor start-ups. Netwerken gaat automatisch en het enige dat je hoeft mee te nemen is een laptop. Bedenk wel goed of je voor een “flexible desk” (de ene dag een bureau aan het raam, de volgende dag een bureau in het midden van de ruimte) of een “dedicated desk” (een vast bureau gedurende de gehele huurperiode) kiest. Voor de een is die diversiteit heerlijk, maar de ander kan het als onrustig beschouwen.
 

Welk kantoor geschikt is voor jouw onderneming is ten dele afhankelijk van je budget, bedrijfsvoering en teamgrootte. De hierboven behandelde kantoorruimtes kunnen zich bevinden in drie verschillende kantoorgebouwtypen:

  • Het bedrijfsverzamelgebouw
  • Een business center
  • Het kantoorconcept

 

Bedrijfsverzamelgebouw


Heel veel fantasie is er niet nodig om te kunnen bedenken wat een bedrijfsverzamelgebouw is, maar een bedrijfsverzamelgebouw is een gebouw waar verschillende bedrijven zijn verzameld. Heel simpel. In dit type gebouw is flexibiliteit het sleutelwoord. Flexibel in de variatie aan ruimtes die er te huren zijn en flexibel in de huurtermijn. Of je nu op zoek bent naar een kleine unit of een halve verdieping, in een bedrijfsverzamelgebouw zijn beide opties (en dat wat er tussenin zit) vrijwel altijd mogelijk. Zeer geschikt voor (middel)grote bedrijven, maar ook voor startende bedrijven die profijt kunnen hebben van een netwerk collega-ondernemers in het gebouw.


Business center


Een business center kan gezien worden als een uitgebreidere en luxere versie van een bedrijfsverzamelgebouw. Een all-inclusive concept waarbij veel zorg uit handen genomen wordt. De ruimtes worden doorgaans gemeubileerd opgeleverd en gewilde faciliteiten zoals een bemande receptie, complete vergaderruimtes en/of een coffee corner zijn eerder regel dan uitzondering. Bovendien kunnen services zoals postafhandeling, telefoonbeantwoording en beveiliging veelal als extra dienst af te nemen.

 

Het kantoorconcept


De ware koning onder de kantoorgebouwtypen. Dit type is nóg exclusiever, nog luxer en met nog meer voorzieningen. De algehele kantoorervaring kan worden vergelen met die van een verblijf in een luxehotel. Wees niet verbaasd met een inpandige stomerij of een restaurant waar verse lunchgerechten worden klaargemaakt en zelfs met dieetwensen rekening wordt gehouden. Een dergelijke omgeving zorgt voor inspiratie, een gefocust team, zonder teveel afleidingen of randzaken waar kostbare tijd in gaat zitten.
 

Een klein begrippenlijstje
 

Nu we je kennis hebben laten maken met de belangrijkste ins en outs bij het huren van een kantoorruimte blijven er nog een aantal termen over die niet bij iedereen een belletje doet rinkelen. We hebben een selectie gemaakt van de meest voorkomende termen die bij sommige starters enige definitie nodig hebben.


Turn-key
Soms hoeft het niet moeilijker te zijn dan het is en zegt de naam al genoeg. Deze term heet ook wel sleutelklaar. Een turn-key kantoor is klaar om betrokken te worden door slechts de sleutel om te draaien en het kantoor binnen te wandelen. Stoffering, meubels en eventuele andere extra’s zijn al aanwezig.
 

All-in huurprijs
Ook dit begrip spreekt aardig tot de verbeelding. Een huurprijs kan kaal zijn of all-in. Bij een all-in huurprijs is vrijwel al het denkbare inclusief. Denk aan gas/water/elektriciteit, schoonmaakkosten en vaak ook het internet, toegang tot vergaderruimtes en een parkeerplaats op eigen terrein.
 

Flexibele huur
Een van de meest populaire opties bij het huren van een kantoorruimte. Flexibele huur is aantrekkelijk omdat je voor een vastgestelde tijd een ruimte huurt. Dit kunnen uren zijn of dagen, maar ook weken en maanden. Geen langlopende contracten, wel flexibele opzegtermijnen.
 

Waarborgsom
Een waarborgsom is een bedrag dat bij de aanvang van een huurovereenkomst betaald moet worden. Het dient hoofdzakelijk als zekerheidstelling voor de verhuurder bij bijvoorbeeld faillissement van jouw bedrijf. Over het algemeen is dit 1 a 2 maanden huur, maar 3 maanden komt ook voor. In het huurcontract staat, maar vaak is het al telefonisch besproken, om welk bedrag het zal gaan.
 

Virtueel kantoor
Een virtueel kantoor is een inschrijfadres voor een bedrijf wanneer een fysiek kantoor niet per definitie nodig is. Dit kan het geval zijn wanneer je een eenmanszaak hebt en vaak thuiswerkt. Toch wil je of zo nu dan eens kunnen vergaderen, je post laten afleveren bij een business centre of een klant ontvangen in een representatieve omgeving. Een virtueel kantoor kan dan uitkomst bieden.
 


We hopen dat de hoofdzaken duidelijker zijn geworden omtrent het huren van een kantoorruimte, maar zie jij toch door de bomen het bos niet meer of wil je deze taak uit handen geven omdat je al zoveel aan je hoofd hebt? WehaveAnyspace heeft een ervaren team klaar zitten die alle ins en outs kent in de wereld van kantoorruimtes. Samen kijken we naar de ultieme kantooroplossing die past bij het huidige aanbod en jouw wensen. En het mooie van alles? Wij hoeven er niets voor terug. Jouw aanvraag is vrijblijvend en onze hulp is kosteloos. Neem daarom gerust een kijkje op WehaveAnyspace.com of bel ons op +31 (0) 857500440. We helpen je graag!