Alle artikelen

Hoe bespaar je op een kantoorruimte als startende ondernemer?

Hoe bespaar je op een kantoorruimte als startende ondernemer? image

Een bedrijf starten is niet goedkoop, daarom moeten de meeste starters enigszins op de kleintjes letten. En omdat startende ondernemers zich vaak in een doolhof bevinden van regels en richtlijnen is het makkelijk om de mogelijke financiële meevallertjes over het hoofd te zien. Er zijn simpele trucjes toe te passen op het kantoor (en de locatie) zelf, maar vergeet vooral de fiscale regeltjes niet die gunstig kunnen zijn voor je portemonnee. Een paar tips om je te helpen. 


1. Locatie, locatie, locatie

Feitelijk kan het besparen al beginnen bij het bepalen van de locatie van het kantoor. De grote steden lonken. Met hoge en glimmende kantoorpanden in de meest artistieke vormen en het visitekaartje dat je afgeeft met een locatie in Amsterdam of Rotterdam is de aantrekkingskracht op de Randstad enorm. Alles heeft z’n prijskaartje en een A-locatie is er daar één van. Juist omdat deze locaties zo aantrekkelijk -en dus populair- zijn kunnen kantoorpandeigenaren de prijs flink opdrijven.

Maandelijks valt er veel te besparen als je bijvoorbeeld een kantoor kiest net buiten de grote stad of in grote dorpen of steden die ernaast liggen (satellietsteden). Als het echt teveel pijn doet om buiten de grote stad te werken, focus je dan op plekken net buiten de ring, maar binnen de stadsgrenzen. Het Amsterdamse IJburg is hier een goed voorbeeld van, maar ook Leidsche Rijn in Utrecht valt net buiten de Ring en is tóch onderdeel van de stad.

2. Huur niet te groot

Locatie bepaald? Bekijk dan goed hoeveel vierkante meters je daadwerkelijk nodig hebt voor je team. Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven geen flauw idee hebben hoeveel vierkante meter voldoende is. In het kader van beter te groot dan te klein wordt er vervolgens een te grote kantoorruimte gehuurd met onnodig hoge kosten als gevolg en een oppervlakte waar feestjes gegeven kunnen worden.

Het belang van een ruimtelijk kantoor mag niet onderschat worden, maar als er een beperkt budget beschikbaar is zou er behoorlijk bespaard kunnen worden wanneer er tijd wordt gestoken in de berekening van een acceptabel oppervlak zonder in te leveren op de bewegingsruimte van de werknemers. In de NEN (NEderlandse Norm) 1824 van het Nederlands Normalisatie Instituut staan de minimumeisen beschreven voor de hoeveelheid vloeroppervlakte van werkplekken in kantoren. Voorheen ging dit om 8 vierkante meter per werkplek, in de herziene versie is dit is een optelsom van onderdelen die op de werkplek aanwezig zijn en daar het totaal van. Zo telt een ladekast als 1 vierkante meter, een bureau is 1 vierkante meter en een medewerker is goed voor 4 vierkante meter.
 

3. All-inclusive en full service

Met een all-in huurprijs zit je over het algemeen goed. Elektriciteit, gas, water, licht, internet en telefonie zijn dan veelal de standaard onderdelen die inbegrepen zijn. Tegenwoordig is het niet ongewoon dat zelfs het gebruik van vergaderruimtes en de lunch inclusief zijn. Ook gemeubileerde kantoren horen steeds vaker bij dit pakket. Bij kale huur is het opletten, want de lage prijzen waar je het kantoor voor kan huren zijn vertekenend. Het eindbedrag zal gegarandeerd oplopen en dat kan nogal een klap zijn voor je strak uitgezette maandbudget. We kunnen het niet ontkennen: het is schrikken om de all-in prijs te zien staan, maar als al die -voor een kantoor toch redelijk noodzakelijke- onderdelen los moeten worden afgesloten of aangeschaft kan het behoorlijk oplopen. Het loont om na te gaan wat je nodig hebt en welke zaken je zelf kan verzorgen. Meubilair huren is al gauw zo’n €50,- per maand, dus mocht je al de beschikking hebben tot eigen meubilair dan bespaar je op jaarbasis al snel €600,-.


4. Aftrekbare kosten

Aftrekbare kosten kunnen de kosten van je bedrijf aardig drukken. Laat het nou zo zijn dat je, in tegenstelling tot een kantoor aan huis, bij het huren van een daadwerkelijke kantoorruimte behoorlijk wat voordeel kan halen bij de belastingdienst. Als je een kantoorruimte huurt zijn de huur, verbouwingskosten, de inrichtingskosten en de energiekosten allemaal aftrekbaar. Daarnaast zijn ook verzekeringskosten en schoonmaakkosten te declareren. Eenmaal up and running zijn er nog veel meer aftrekposten op te voeren. Denk aan marketingkosten voor je bedrijf, de kosten voor drukwerk zoals flyers of visitekaartjes en de kosten die nodig zijn om kennis en ontwikkelingen op peil te houden in de vorm van cursussen, trainingen en/of seminars. Als je echt all the way wilt gaan zijn ook vervoerskosten, kantoorbenodigdheden en portokosten btw aftrekbaar. Doe er je voordeel mee, want ook al zijn de kostenposten nog zo klein, veel van die kleine bedragen zijn op termijn een aanzienlijk bedrag.
 

5. Coworking ruimte

En dan zijn er nog coworking ruimtes. Steeds meer kantoren hebben een speciale ruimtes of zijn algeheel gespecialiseerd in het verhuren van coworking ruimtes voor startende ondernemers en zzp’ers/freelancers. Deze ruimtes, ook wel coworking spaces genoemd, bieden werkplekken aan voor een klein team die hun inspiratie halen uit het werken in een bedrijvige omgeving en het niet erg vinden om de vloer te delen met andere (startende) bedrijfjes. Kies voor je zo’n ruimte, dan ben in vrijwel alle opties goedkoper uit. Er zijn vele kosten btw aftrekbaar omdat je geen kantoor aan huis hebt, de huur is vele malen lager dan als je een privékantoor huurt en door de stijging van het aantal kleine en startende ondernemingen worden er steeds meer coworking ruimtes aangeboden in zowel de grote als de kleine steden. Wel moet je een gedeelde omgeving op de koop toe nemen, maar als dat je niet stoort is een coworking ruimte een ideale optie.